DIGITALIZAÇÃO DE PROCESSOS JUDICIAIS
Processo de organização e pesquisa de documentos em meio digital.

A RSLIBRIS, atenta às novas tecnologias e acompanhando as exigências dos Tribunais com a vigência da Lei 11.419 de 19 de dezembro de 2006, que trata sobre a informatização do processo judicial, está apresentando soluções no tratamento de documentos digitais quanto a sua organização, armazenamento, manutenção e segurança.

Atualmente, o trabalho de digitalização de processos judiciais tem sido realizado por empresas de fotocópias que dispõem de equipamentos e infra-estrutura para digitalizar documentos e disponibilizá-los em mídias CD-ROM ou DVD-ROM. Entretanto, não há um tratamento adequado destes arquivos posteriormente, pois o cliente, em muitos casos, não dispõem das técnicas de organização para este tipo de material. O resultado disso é a ineficiência de recursos de pesquisa e a falta de organização destes documentos digitais, gerando custos desnecessários para o escritório.

Entende-se que não basta apenas fazer a conversão de processos judiciais em meio físico para o meio digital, através da simples digitalização, sem que haja um planejamento na organização, armazenamento, manutenção e segurança dos arquivos digitais. É preciso que se tenha condições de analisar os recursos eletrônicos, financeiros e humanos do escritório para o correto tratamento destes documentos digitais, evitando-se desperdícios e reduzindo-se custos.

Com base nos conhecimentos técnicos de organização documental, indexação e classificação dos mais variados suportes de informação, a RSLIBRIS em parceria com empresas de Tecnologia da Informação e Informática, está disponibilizando seus serviços através do PROJETO DIGITALAW. O Projeto DigitaLaw é uma ferramenta que irá auxiliar os gestores de escritórios de advocacia na tomada de decisão sobre a digitalização de seus processos judiciais. O Projeto visa apresentar soluções práticas, através da consultoria técnica, avaliando se os recursos eletrônicos, os sistemas de organização de documentos atuais, espaço físico, entre outros, estão adequados às normas implantadas pelos tribunais, conforme Lei 11.419/06, e apresentar melhorias através de padrões e rotinas de trabalho em consonância com as políticas do escritório.

O que é avaliado no PROJETO DIGITALAW?

A proposta do Projeto DigitaLaw é buscar informações junto ao cliente, com o objetivo de readequar rotinas de trabalho, oferecendo soluções adequadas ao tratamento dos processos judiciais em meio digital, com base nos recursos eletrônicos, humanos e materiais disponíveis pelo escritório. O Projeto visa estabelecer um paralelo entre a situação atual e possíveis propostas de solução na organização dos processos digitais, avaliando estes recursos e adequando custos para sua execução. Abaixo seguem algumas informações que são avaliadas no Projeto DigitaLaw.

1. Estudo das rotinas adotadas pelos advogados e funcionários quanto à organização da documentação gerada pelo escritório, o armazenamento desta documentação, sua forma de recuperação e uso, e seu destino final após o manuseio;
2. Análise dos softwares de acompanhamento processual utilizados pelo escritório para verificar suas características de controle, acesso e localização de documentos em arquivos de pastas suspensas e documentos eletrônicos e a padronização adotada na entrada de dados, servindo de ferramenta de pesquisa para os documentos físicos e em meio eletrônico;
3. Análise dos procedimentos adotados pelos advogados, estagiários e funcionários na criação dos arquivos em meio eletrônico e o seu salvamento em ponto de acesso local (nome de arquivo, local de salvamento, tipo de documento, etc.);
4. Verificação dos espaços físicos atualmente utilizados para o armazenamento dos documentos processuais, sejam estes em caixas-arquivos, pastas suspensas e em meio digital;
5. Elaboração de novas rotinas de controle do fluxo da documentação jurídica com base nas necessidades de seus gestores e o correto armazenamento de um documento em pasta suspensa;
6. Definição do local de salvamento e acesso aos documentos eletrônicos, através de um servidor próprio para tal fim, descentralizando a documentação e salvamento em máquina local;
7. Realização de treinamento com os responsáveis pela manutenção dos arquivos e documentação eletrônica;
8. Definição das políticas de uso e usuários do novo sistema de organização da documentação jurídica do escritório, e atribuições aos que estarão diretamente ligados ao fluxo dos documentos.

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