• Classificação.
  A classificação documentária tem como principal objetivo organizar os documentos nas bibliotecas e centros de documentação e informação segundo os assuntos de que tratam. Numa definição mais didática classificar é o processo de reunir coisas, ideias ou seres, em grupos, de acordo com seu grau de semelhança.
  Os sistemas de classificação documentária mais conhecidos são: o de Dewey (CDD) e a CDU. Os dois sistemas dividem o conhecimento em dez grandes classes de zero a nove, que por sua vez são subdivididas em outras dez subclasses. Por isso são conhecidos como: Classificação Decimal de Dewey (CDD) e Classificação Decimal Universal (CDU).
  
  Classes Principais
  0 Generalidades
  1 Filosofia. Psicologia
  2 Religião. Teologia
  3 Ciências Sociais
  4 vaga
  5 Matemática e Ciências Naturais
  6 Ciências aplicadas
  7 Artes. Recreação. Diversões. Esportes
  8 Língua. Linguística. Literatura
  9 Geografia. Biografia. História
  
  Nos processos de organização de bibliotecas a RSLIBRIS adota a Classificação Decimal Universal (CDU). Esta classificação irá representar o assunto de uma obra e será impressa nas etiquetas de lombada dos livros, assim como outras informações que irão fazer parte da notação.

• Catalogação.
  A catalogação é um dos processos técnicos usados para permitir a recuperação das informações quer por meio dos catálogos em fichas, bases de dados eletrônicas, banco de dados bibliográficos e tem como fundamento a análise da publicação e de sua descrição, de acordo com regras padronizadas. Atualmente são adotadas as normas do Código de Catalogação Anglo-Americano (AACR2) e o formato MARC.
  
  Para realizar a descrição bibliográfica usa-se o Código de Catalogação Anglo-Americano que adota a Descrição Bibliográfica Internacional Normalizada para Monografias - ISBD(M), também conhecido como AACR2. Essas normas foram mais difundidas com a entrada da automação nas bibliotecas. A AACR2 padroniza além da disposição dos elementos de cada documento, a forma como cada informação deverá ser escrita em sua respectiva área.
  
  Qualquer usuário de biblioteca procura um documento, basicamente, pelo autor, pelo título e pelo assunto. Portanto, qualquer sistema adotado pela biblioteca seja manual ou informatizado terá que fornecer, ao usuário, resposta para essas três perguntas básicas, isto é, oferecer pontos de acesso que permitam recuperar o documento desejado e que esteja no acervo na biblioteca.
  
  Com os recursos tecnológicos à disposição das bibliotecas e a necessidade do compartilhamento dos acervos, as bibliotecas, cada vez mais, começaram a participar de redes nacionais e internacionais de catalogação cooperativa. Isso determinou a necessidade da criação de um registro catalográfico legível por computador. Assim surgiu o formato bibliográfico USMARC, desenvolvido pela Biblioteca do Congresso Norte Americano para a comunicação de descrições bibliográficas em formato legível por computador: O MARC é definido como registro catalográfico legível por computador.
  
  A RSLIBRIS adota para a organização de bibliotecas os padrões AACR2 e MARC, principalmente na elaboração de bases de dados onde são adotados tais padrões, assim como, os produtos oferecidos para a gestão de bibliotecas informatizadas.

• Indexação.
  A indexação pode ser definida como: "tradução de um documento em termos documentários, isto é, em descritores, cabeçalhos de assunto, termos-chave, que têm por função expressar o conteúdo do documento" (Cintra, 1983) ou como o processo de atribuir termos ou códigos de indexação a um registro ou documento, termos ou códigos esses que serão úteis posteriormente na recuperação da informação (Rowley, 2002).
  
  O objetivo e a determinação da indexação para a RSLIBRIS é a conversão da linguagem na qual um documento foi redigido para uma linguagem documentária, que envolve uma leitura analítica do documento por parte do indexador, a fim de identificar e selecionar palavras-chave (indexadores) que possam representar de forma fidedigna o seu conteúdo. Sendo assim, a indexação como um processo de representação do conteúdo dos documentos, é um elemento fundamental para o processo de busca e recuperação da informação. O armazenamento da informação, só pode ser realizado com efetividade, se a indexação for feita de modo satisfatório, ou seja, representando com fidedignidade o conteúdo dos documentos.

• Preparo Físico.
  Esta tarefa consiste na preparação do material para armazenamento e empréstimo. Os materiais devem ser preparados para que possam ser armazenados e emprestados aos usuários. Os livros devem conter etiqueta com o número de chamada que deve ser fixada no dorso do livro e protegida com fita adesiva transparente (papel contact) e etiqueta de código de barras para bibliotecas que utilizam sistema de empréstimo automatizados.
  
  A RSLIBRIS utiliza um sistema de impressão de etiquetas térmicas. O material utilizado é em PVC e não há necessidade de proteção de qualquer material sobre a etiqueta.

• Sistemas de Informatização de Bibliotecas.
  A informatização ou automação de acervos, é atualmente, um dos serviços mais importantes e necessários para a organização, controle, disseminação da informação e rapidez na busca de informações. Pode-se dizer que é impossível falar-se em biblioteca sem se falar em softwares voltados às atividades relacionadas à aquisição, catalogação, indexação, elaboração de catálogos, pesquisa documental, elaboração de produtos voltados à disseminação da informação (boletins, índices e DSI) e empréstimo.
  
  Através do processo de informatização tem-se maior agilidade na recuperação da informação, acesso a uma quantidade de dados devido às facilidades de armazenamento e disseminação, rapidez e segurança na transferência de informações, melhor apresentação dos produtos, utilização do potencial humano para atividades mais especializadas e racionalização de recursos financeiros e humanos.
  
  A RSLIBRIS desenvolve base de dados para bibliotecas de pequeno e médio porte, utilizando o software WINISIS e outras linguagens de programação. Excelente ferramenta para Administradores, Engenheiros, Gerentes, Advogados ou qualquer outro profissional ou empresa que precise de informações precisas e atualizadas para auxiliar na tomada de decisão. Flexível, o WINISIS, pode ser configurado de acordo com cada necessidade, com cada tipo de informação que precise ser organizada e encontrada de forma simples e rápida. Conheça o LIBRISjur - Sistema de Controle Bibliográfico Jurídico.

• Atualização de Base de Dados.
  Para facilitar o acesso e disseminação da informação, todo acervo da biblioteca pode estar em uma base de dados, devendo a mesma manter-se atualizada.
  Além dos serviços anteriormente mencionados, a RSLIBRIS presta serviços de atualização de base de dados em outros softwares de gestão de bibliotecas. Caso a empresa disponha de outro software de controle bibliográfico e queira realizar a inserção de novas informações, assim como, realizar o tratamento técnico de novas aquisições, a RSLIBRIS disponibiliza serviços de atualização de base de dados e processamento técnico de novas obras.
  

• Otimização e interligação de recursos, visando o melhor atendimento a um número de usuários, em um raio de alcance mais amplo;
• Racionalização de gastos com infra-estrutura técnica (acervo, recursos humanos e equipamentos);
• Racionalização de esforços para o mesmo fim;
• Minimização de custos para os usuários, maximizando a disponibilidade e a qualidade de informação;
• Aumento da disponbilidade e acesso a informações;
• Maior controle do acervo, principalmente quanto a aquisição de novas obras.
  

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• levantamento de dados;
  Se arquivo é o conjunto de documentos recebidos e produzidos por uma entidade, seja ela pública ou privada, no decorrer de suas atividades, claro está que, sem o conhecimento dessa entidade -- sua estrutura e alterações, seus objetivos e funcionamento -- seria bastante difícil compreender e avaliar o verdadeiro significado de sua documentação.
  
  O levantamento deve ter início pelo exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas e demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo a ser complementado pela coleta de informações sobre sua documentação.
  
  Assim sendo, é preciso analisar o gênero dos documentos (escritos ou textuais, cartográficos, informáticos etc.); as espécies de documentos mais frequentes (cartas, faturas, relatórios, projetos, questionários etc.); os modelos e formulários em uso; volume e estado de conservação do acervo; arranjo e classificação dos documentos (métodos de arquivamento adotados); existência de registros e protocolos (em fichas, em livro); média de arquivamentos diários; controle de empréstimo de documentos; processos adotados para conservação e reprodução de documentos; existência de normas de arquivo, manuais, códigos de classificação etc.

• análise dos dados coletados;
  De posse de todos os dados mencionados no item anterior, a RSLIBRIS estará habilitada a analisar objetivamente a real situação dos serviços de arquivo e fazer seu diagnóstico para formular e propor as alterações e medidas mais indicadas, em cada caso, a serem adotadas no sistema a ser implantado.
  
  Em síntese, trata-se de verificar se estrutura, atividades e documentação de uma instituição correspondem à sua realidade operacional. O diagnóstico seria, portanto, uma constatação dos pontos de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo, enfim, das razões que impedem o funcionamento eficiente do arquivo.

• planejamento;
  Para que um arquivo, em todos os estágios de sua evolução (corrente, intermediário e permanente) possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensável a formulação de um plano arquivístico que tenha em conta tanto as disposições legais quanto as necessidades da instituição a que pretende servir.
  
  Para a elaboração desse plano devem ser considerados os seguintes elementos: posição do arquivo na estrutura da instituição, centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo, escolha de métodos de arquivamento adequados, estabelecimento de normas de funcionamento, recursos humanos, escolha das instalações e do equipamento, constituição de arquivos intermediário e permanente, recursos financeiros e elaboração do projeto de arquivo.

• tabela de temporalidade documental - TTD;
  É um instrumento que define critérios de seleção de documentos para fins de armazenamento disciplinado, visando o aproveitamento racional de todas as potencialidades que um acervo arquivístico apresenta, enquanto fonte de informações gerenciais ou históricas que compõem a trajetória da Organização. Como instrumento, a Tabela permite a distinção das informações essenciais daquelas repetitivas ou supérfluas, racionalizando a utilização de espaços, assegurando a recuperação imediata de informações cuja guarda decorra da exigência legal, histórica ou informativa.

• implantação e acompanhamento.
  Considerados todos os elementos descritos, a RSLIBRIS estará em condições de elaborar o projeto de organização, a ser dividido em três partes. A primeira constará de uma síntese da situação real encontrada. A segunda, de análise e diagnóstico da situação. A terceira será o plano propriamente dito, contendo as prescrições, recomendações e procedimentos a serem adotados, estabelecendo-se, inclusive, as prioridades para a implantação.
  
  Somente depois de implantar e testar os procedimentos -- verificar se as normas, rotinas, modelos e formulários atendem às necessidades --, é que deverá ser elaborado o manual de arquivo, instrumento que coroa todo o trabalho de organização. Nele ficam registrados os procedimentos e instruções que irão garantir o funcionamento eficiente e uniforme do arquivo e a continuidade do trabalho através dos tempos.
  
  Seria impossível estabelecer padrões rígidos para a elaboração dos manuais, uma vez que estes devem refletir as peculiaridades das instituições a que se referem. Entretanto, a experiência nos permite indicar, em linhas gerais, os elementos que devem constituir os manuais de arquivo. São eles:
  • apresentação, objetivos e abrangência do manual;
  • informações sobre os arquivos da instituição, suas finalidades e responsabilidades; sua interação e subordinação;
  • organogramas e fluxogramas;
  • conceitos gerais do arquivo, definição das operações de arquivamento; terminologia;
  • detalhamento das rotinas, modelos de carimbos e formulários utilizados; plano de classificação de documentos com seus respectivos códigos e índices;
  • tabelas de temporalidade de documentos, que, pela sua amplitude, podem ser apresentadas em separado.

  Por ser o arquivo uma atividade dinâmica, o manual deverá ser periodicamente revisto e atualizado, a fim de atender às alterações que surgirem em decorrência da evolução da própria instituição.
  

• definição do objetivo e aparência do site;
• elaboração de um esboço do site;
  • layout do site;
  • layout da página;
• registro do nome do domínio, caso a instituição ainda não tenha um domínio;
• determinar um host para hospedar o site;
• realizar testes do site e reformulação conforme necessidade do cliente;
• publicação do site e manutenção.

• Tabela de definição de campos (FDT): onde são definidos os campos e respectivas características para todas as bases de dados.
• Planilha de entrada de dados (FMT): uma ou mais planilhas definidas pelo usuário são utilizadas para criar e/ou atualizar os registros principais da base de dados. CDS/ISIS inclui um editor especialmente desenhado para criar estas planilhas de trabalho. Desenho (máscara) onde se inserem as informações para criação e/ou atualização dos registros, segundo cada grupo documentário julgado necessário.
• Formato de saída ou visualização (PFT): onde se programam requisitos de formatos para a visualização impressa ou em tela. É possível preparar uma ou mais telas de visualização para cada base de dados a partir de recursos bastante variados.O surgimento e desenvolvimento dos produtos da família ISIS devem-se à riqueza e flexibilidade da linguagem de formatação do Winisis.
• Tabela de seleção de campos (FST): uma FST define os campos da base de dados que farão parte do arquivo invertido ou dicionário associado a sua base de dados, assim como a forma em que seu conteúdo deverá ser extraído para facilitar as pesquisas.